Registri, baze i zaštita osobnih podataka
Osim zbirki osobnih podataka iz područja radnog prava Dječji vrtić Nova Gradiška vodi i zbirku osobnih podataka MATIČNA KNJIGA DJECE koja je uvrštena u Središnji registar evidencija zbirki osobnih podataka sukladno s odredbama Zakona o zaštiti osobnih podataka (NN 106/12 – pročišćen tekst), a ista se vodi i u elektronskoj bazi i služi za provedbu e-upisa, a pristup imaju samo ovlaštene osobe i nije javno dostupna.
Matična knjiga djece vodi se za svu djecu u dječjem vrtiću temeljem čl. 3. Pravilnika o obrascima i sadržaju pedagoške dokumentacije i evidencije i djeci u vrtiću i sadrži:
- Podatke o nazivu dječjeg vrtića (naziv i sjedište dječjeg vrtića), redni broj knjige i pedagošku godinu, naznaku i podatak o matičnim brojevima i razdoblju koje knjiga obuhvaća te ime, prezime i potpis ravnatelja vrijeme početka i završetka vođenja knjige
- Podatke o djetetu (ime, prezime djeteta, dan, mjesec, godina i mjesto rođenja, ime i prezime roditelja ili skrbnika i njihovu adresu te telefon stana i mjesta rada)
Matična knjiga vodi se na obrascu veličine 25 × 35 cm i sadrži 200 stranica koje su određene rednim brojem.
Matična knjiga uvezuje se u tvrdi uvez. Na prednjoj strani korica u gornjem dijelu otisnut je grb Republike Hrvatske. Na sredini prednje strane korica otisnute su riječi „MATIČNA KNJIGA DJECE“ i podatci o nazivu dječjeg vrtića, matičnim brojevima i razdoblju koje knjiga obuhvaća.
Temeljem podnesenog zahtjeva za upis djeteta i donošenja odluka o upisu djeteta u Dječji vrtić Nova Gradiška smatra se da su korisnici usluga dali privolu za obradu osobnih podataka.
Zaštita podataka
Dječji vrtić Nova Gradiška je „voditelj obrade“ osobnih podataka u skladu s Općom uredbom (EU) o zaštiti podataka i Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18). Vrtić u okviru svoje odgojno-obrazovne djelatnosti obrađuje osobne podatke korisnika i/ili potencijalnih korisnika usluga programa predškolskog odgoja i obrazovanja (djece, zakonskih zastupnika i ostalih članova njihovog zajedničkog domaćinstva) koji u smislu Opće uredbe (EU) o zaštiti podataka imaju status ispitanika. U obradi osobnih podataka Vrtić posebnu pažnju posvećuje osiguranju privatnosti i zaštiti njihovih osobnih podataka na način da se obrađuju samo oni osobni podaci koji su nužni za svrhu obrade te da isti nisu automatski, bez intervencije pojedinaca, dostupni neograničenom broju pojedinaca.
Prikupljanje i obrada osobnih podataka putem internet stranice
Osobnim podacima smatraju se oni podaci koji identificiraju osobu (poput imena, adrese, emaila i dr.). Na internet stranici Dječjeg vrtića Nova Gradiška se ne prikupljaju osobni podaci osim u slučaju kada ih posjetitelj Internet izričito učini dostupnim putem online obrazaca, čime se smatra da je posjetitelj dao privolu na njihovo korištenje u svrhu naznačenu u obrascu.
Svrha obrade osobnih podataka (općenito)
Vrtić osobne podatke djece, zakonskih zastupnika djece i ostalih članova njihovog zajedničkog domaćinstva obrađuje u sljedeće svrhe:
- Za potrebe provedbe postupka upisa djece rane i predškolske dobi u programe predškolskog odgoja i obrazovanja
- Za potrebe ostvarivanja prava i obveza korisnika usluga programa predškolskog odgoja i obrazovanja u vrtiću
- Za vođenje propisane pedagoške i zdravstvene dokumentacije djece u vrtiću
Pravna osnova obrade
Vrtić osobne podatke djece, njihovih zakonskih zastupnika i ostalih članova zajedničkog domaćinstva obrađuje na osnovi Zakona o predškolskom odgoju i obrazovanju, Odluke o načinu ostvarivanje prednosti pri upisu djece i mjerilima za financiranje djelatnosti predškolskog odgoja i obrazovanja u Gradu Nova Gradiška te Pravilnika o upisu djece.
Za obradu osobnih podataka u prethodno navedene svrhe nije nužna izričita suglasnost ispitanika. Podnošenjem zahtjeva za upis djeteta u program predškolskog odgoja te sklapanjem ugovora o ostvarivanju prava i obveza korisnika usluga smatra se da je ispitanik dao svoju suglasnost za obradu osobnih podataka.
Vrtić će za obradu osobnih podataka tražiti izričitu suglasnost ispitanika samo u onim slučajevima kada ne postoji neka druga pravna osnova za obradu podataka (npr. za javnu objavu imena i prezimena djece, fotografije i snimanje djece, za objavu fotografije djece na web stranici Vrtića i dr.) Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući danu privolu.
U slučaju kada ispitanik ne pruži vrtiću osobne podatke za koje postoji pravna osnova obrade (npr. u zahtjevu za upis ispitanik ne pruži vrtiću sve podatke koji se za potrebe donošenja odluke o upisu od njega traže), vrtić neće moći pozitivno ocijeniti zahtjev za upis odnosno doći će do raskida ugovora o ostvarivanju prava i obveza korisnika usluga.
Primatelj osobnih podataka
Vrtić osobne podatke ispitanika otkriva drugim pravnim i fizičkim osobama (primateljima) kada se radi njegovoj zakonskoj obvezi i/ili legitimnom interesu primatelja te se po toj osnovi osobni podaci dostavljaju osnivaču te nadležnom ministarstvu i prosvjetnoj inspekciji temeljem njihovog zahtjeva.
Razdoblje pohrane osobnih podataka
Osobni podaci ispitanika pohranjuju se i čuvaju sukladno propisima i rokovima čuvanja propisanih Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva za koje je vrtić ishodio prethodnu suglasnost nadležnog državnog arhiva.
Prava ispitanika
Vrtić poštuje prava ispitanika koja se sastoje u sljedećem:
- Pravo na informiranost (ispitanik ima pravo primati jasne, transparentne i lako razumljive informacije o tome kako se upotrebljavaju njegovi osobni podaci)
- Pravo pristupa (ispitanik ima pravo pristupiti osobnim podacima koje je učinio dostupnim vrtiću)
- Pravo na ispravak (ispitanik ima pravo zatražiti ispravljanje osobnih podataka ako su neispravni ili nevažeći i/ili njihovo dopunjavanje ako su nepotpuni)
- Pravo na brisanje/ pravo na zaborav (ispitanik u određenim slučajevima ima pravo zatražiti brisanje ili uklanjanje osobnih podataka s time da se ne radi o apsolutnom pravu jer vrtić može imati pravne ili legitimne osnove za zadržavanje osobnih podataka)
- Pravo na prigovor (prigovor se može podnijeti izravno vrtiću preko službenika za zaštitu podataka ili Agenciji za zaštitu podataka)
- Pravo na povlačenje suglasnosti na obradu podataka temeljenu na suglasnosti u bilo kojem trenutku
Izvori podataka
Vrtić osobne podatke prikuplja izravno od ispitanika odnosno zakonskih zastupnika djece, javnih registara te od trećih osoba.
Kontakt podaci službenika za zaštitu podataka
Svi ispitanici koji imaju pitanja ili nedoumica o tome kako se postupa s njihovim osobnim podacima i kako ih se upotrebljava ili bi htjeli ostvariti prethodno navedena prava, mogu se obratiti osobi imenovanoj službenikom za zaštitu podataka u vrtiću putem email adrese cpo.ng@sb.t-com.hr